Meldportal stroomlijnt meldprocessen bij CSB Amsterdam

De Christelijke Scholengemeenschap Buitenveldert (CSB) is onderdeel van de Cedergroep in Amsterdam. Een middelgrote school met circa 840 leerlingen en 90 personeelsleden. Het CSB pand, aan de De Cuserstraat,  is gebouwd in 1963 en heeft een sterrenkoepel op het dak, een architectonische bijzonderheid. In 2009 zijn twee nieuwe vleugels aangebouwd voor de creatieve vakken. Een intensief gebruikt gebouw in een al even dynamische onderwijsomgeving. Er is altijd wel iets “aan de hand”. Waarbij een ongestructureerde hoeveelheid aan meldingen vanuit leerlingen en personeel via diverse kanalen bij de “oplossers” van de afdeling Bedrijfsvoering terecht kwam.

De arbeidsintensieve processen via telefoon, e-mail en persoonlijk contact kostte de medewerkers van Bedrijfsvoering veel tijd. Hier was een efficiencywinst te behalen. We spreken hierover met Mart Heertjes, Manager Bedrijfsvoering bij CSB. “CSB is een school voor Mavo/Havo/Vwo waar de sfeer bovengemiddeld goed is” luidt de slogan. Mart Heertjes is als Manager Bedrijfsvoering verantwoordelijk voor alle ondersteunende processen. En juist die processen hebben een grote invloed op de beleving van die sfeer. “Toen ik hier een jaar geleden begon, was er nog niet veel geregeld op ondersteunend gebied”, zegt Heertjes. “Dat is kenmerkend voor het onderwijs, alles is gericht op het onderwijsproces”. “Maar zonder goede facilitaire en IT-ondersteuning loopt het onderwijsproces uiteindelijk ook vast’’. Heertjes kreeg van de Rector van CSB de vrije hand om een nieuwe ondersteunende structuur op te zetten die voldoet aan de eisen van “schoon, heel en veilig”.

Structuur in het meldingsproces

De hoogste prioriteit lag bij het structureren van de meldingsprocessen. Heertjes heeft dagelijks te maken met een dertigtal huisvesting-, facilitaire en IT gerelateerde processen waar meldingen (klachten, wensen, informatieaanvragen en storingen) uit voort kunnen komen. Iedere melding onderscheidt zich in prioritering (hoe snel moet het worden opgelost) en oplosgroep (wie moet het oplossen). De methodiek van het melden was niet eenduidig. De meldingen kwamen ongestructureerd en vaak niet volledig aangeleverd binnen. Voor het vinden van de juiste oplossing hadden de uitvoerende medewerkers meer dan eens aanvullende informatie nodig. Heertjes besloot het O-Prognose Meldportal, een webbased omgeving waar melder, oplosser en beheerder in samenwerken, in gebruik nemen te nemen. Hiermee sloeg Mart Heertjes meerdere vliegen in één klap. Het melden is nu éénduidig en inzichtelijk geworden: meldingen worden gedaan in het Meldportal en niet meer via andere kanalen. De formulieren zijn zo ingericht dat alle benodigde informatie gestructureerd binnenkomt en de medewerker meteen aan de slag kan zonder nog aanvullende informatie op te hoeven vragen. Daarnaast worden de meldingen via een workflow automatisch toegekend aan de juiste medewerker. Voordeel is dat zij altijd en overal meldingen in behandeling kunnen nemen en niet meer terug hoeven te keren naar hun werkplek. De eindverantwoordelijke hoeft zelf geen actie meer te nemen, kan alle meldingen volgen en is daarmee
volledig in control op het meldingsproces.

O-Prognose Meldportal: selfservice door QR codes

‘’We hebben nog een efficiencyslag gemaakt door ruim 150 assets te voorzien van een asset specifieke QR code. De grootte van het gebouw met de diverse ruimten leent zich hier goed voor’’, zegt Heertjes. Door het scannen van de QR code met een smartphone kan een melder snel een melding doen over een pc, beamer, printer of sanitaire ruimte. Inmiddels kunnen alle personeelsleden van CSB op deze manier meldingen doen. Op korte termijn gaat ook een selectie van leerlingen op deze manier meldingen doen. Heertjes is nog niet klaar met het uitbreiden van het Meldportal. Het onderbrengen van een actuele producten- en dienstencatalogus (PDC) met verwijzingen naar de corresponderende meldformulieren, de mogelijkheid voor het reserveren van onderwijsmiddelen en ook de andere scholen van de Cedergroep medegebruiker maken van het Meldportal staan al op de agenda.

 

CBS Amsterdam