Advies- en ingenieursbureau RPS werkt aan een nieuw concept

Integraal beheer en uitvoeringsplan met O-Prognose

De bureaulade van menig (technisch) vastgoedbeheerder puilt uit met verschillende onderhouds- en inspectierapporten. Specialistische opnames, van regulier onderhoud  tot de aanpak van brandveiligheid, NEN 3140 en van legionella beheerplannen, energieprestatie adviezen tot asbestinventarisaties. Toch blijft het lastig om integraal inzicht te krijgen in de belangrijkste beheersmaatregelen, de grootste risico’s en de daarbij behorende kosten. Er ontbreekt een totaalbeeld om de juiste prioriteiten te stellen voor het beheer- en onderhoud.

Advies- en ingenieursbureau RPS werkt met O-Prognose aan een integraal beheer- en uitvoeringsplan dat vastgoedbeheerders op het juiste spoor moet zetten en integraal inzicht verschaft in de mogelijk aanwezige risico’s.

Wat gaat mis?
Een aflevering van Nieuwsuur wond er in april geen doekjes om. De brandveiligheid van zorginstellingen en seniorenflats staat ter discussie. Er waren dit jaar al meerdere incidenten te betreuren waarbij doden en gewonden vielen. Het roept de vraag op hoe het is gesteld met de brandveiligheid op plekken waar kwetsbare mensen bij elkaar wonen. Welke risico’s lopen zij en hoe worden die beheerst? En welke risico’s lopen managers en bestuurders die hierin een sturende en beslissende rol hebben. In de uitzending van Nieuwsuur stond brandveiligheid centraal, maar het had net zo goed over legionella, asbest of andere urgente beheeraspecten kunnen gaan. Uit de media blijkt dat er bij vastgoedeigenaren zorg is over de wijze waarop efficiënt en integraal met het vastgoedonderhoud- en beheer moet worden omgegaan. “Maar ondanks alle goede bedoelingen zien we dat de hoeveelheid, omvang en complexiteit van de verschillende informatie en rapporten het vaak erg lastig maakt. De waan van de dag en het feit dat er vaak  nog veel extra moet worden uitgezocht of uitgewerkt zorgt er voor dat de aandacht verslapt. Dit vraagt om een andere aanpak en een ander concept want er moet zoveel, het is allemaal urgent en kost veel geld. Hoe maak je de juiste keuze en bepaal je de juiste prioriteit op basis van een goede afweging’’? Vraagt Johan Smit, senior adviseur Vastgoedbeheer bij RPS, zich af.

Waarom moet het anders?
Knelpunten en problemen worden nu volgens Johan ad-hoc opgelost, omdat er geen integrale afwegingen worden gemaakt. “Er is geen integraal inzicht en overzicht. Dan is het logisch dat je geen antwoord paraat hebt op de vraag hoe beheersbaar je bent binnen je onderhoudsproces op het gebied van kosten, kwaliteit, functionaliteit en risico’s. Dit levert mogelijk risico’s voor gebouwgebruikers en passanten, maar ook voor de mensen die werkzaamheden moeten verrichten aan het vastgoed en de verantwoordelijk eigenaar!” Binnen vastgoed gaat het niet meer alleen om het onderhoud, maar vooral om de integrale beheersbaarheid daarvan. “Naast onderhoud conform NEN 2767 richt je je bijvoorbeeld ook op brandveiligheid, wet- en regelgeving, asbest, legionella, binnenmilieu, energiebesparings- of duurzaamheidsmogelijkheden en dakveiligheid. Het niet hebben van integraal inzicht zou voor elke organisatie reden moeten zijn om wakker van te liggen. Want wat hangt er boven je hoofd? Het management of bestuur van het vastgoed is bij calamiteiten soms zelfs persoonlijk aansprakelijk met mogelijk gevangenisstraf tot gevolg”, waarschuwt Johan.

Hoe kan het dan anders?
Tot op heden is er nog geen concrete oplossing voor een goede integrale aanpak. Terwijl ontwikkelingen in de markt duidelijk maken dat daar  behoefte aan is. “Er zijn diverse methodieken en werkwijzen ontwikkeld om inzicht in de staat van het vastgoed te krijgen. Maar deze informatie wordt vaak ad-hoc verzameld als er tijd en geld voor is. Wanneer we in staat zijn om meer samenhang te creëren wordt het voor vastgoedeigenaren en -beheerders eenvoudiger om de juiste prioriteiten te stellen en daarop tijdig de juiste maatregelen te treffen”, geeft Johan aan.

RPS heeft samen met een student van de HBO opleiding Bouwkunde onderzocht op welke wijze het formeren van een ‘integraal beheer- en uitvoeringsplan’ voor vastgoed mogelijk is. Hierbij hebben we een opdrachtgever bereid gevonden om een pilot uit te voeren. De input bestaat uit verschillende rapportages van de diverse hiervoor genoemde aspecten. De methodiek van de verschillende inspecties is weliswaar allemaal anders (bijvoorbeeld; onderhoud conform NEN 2767,  brandveiligheid conform NEN 6059) maar in feite komt het er op neer dat vanuit elk afzonderlijk specialistische rapport voorstellen worden gedaan om herstel- of verbetermaatregelen uit te voeren.

afbeelding 1 rps

 

Deze herstel- of verbetermaatregelen hebben een bepaalde noodzaak, urgentie of wenselijkheid en er zijn kosten mee gemoeid. Deze informatie wordt geanalyseerd en de resultaten daaruit, de output, is input voor verwerking in het meerjarenplanningssysteem O-Prognose.

Doordat O-Prognose als informatiedrager wordt gebruikt kunnen aan de voorgestelde herstel- of verbetermaatregelen, op basis van vooraf gedefinieerde risico aspecten, een effect score worden aangegeven. Hierbij kan het basisprincipe van de beoordeling van effecten van gebreken worden toegepast zoals dat is opgenomen in NEN 2767 deel 1, bijlage D. Zie voorbeeld hierna.

afbeelding 2

Het feit dat alle data nu is geïntegreerd in het meerjarenplanningssysteem O-Prognose maakt dat een integraal inzicht ontstaat in noodzakelijk of wenselijk geachte maatregelen met de daarbij behorende kosten. Op basis van de beleidsmatig vast te stellen conditie en risicoprofiel kan nu een afgewogen keuze worden gemaakt en prioriteit worden gesteld.

Hieronder een voorbeeld van een dergelijke conditie en risicoprofiel waarin is weergegeven welke risico’s voor welke aspecten in welke mate wel acceptabel zijn en wanneer niet.

afbeelding 3 rps

Afhankelijk van het te volgen onderhoudsbeleid kan, door te kijken naar welke effecten niet wenselijk zijn, een integrale afweging worden gemaakt over de prioriteit voor uitvoering op korte termijn of later en de kosten in relatie tot het beschikbare budget en de samenhang.

Met O-Prognose in control
De basis vormt het meerjarenonderhoudsplan in O-Prognose. Door het toevoegen van gebreken, maatregelen en risicoparameters kom je tot een integraal beheer- en uitvoeringsplan dat is afgestemd op het beleid.  Zo heeft degene die over het budget gaat beter inzicht en kan beter prioriteren en verantwoordelijkheid nemen om erger te voorkomen. Hierdoor is men in staat om integrale afwegingen te maken en is beter in control.

RPS
RPS heeft ervaring met een scala aan specialistische opnames die input zijn voor het ‘Integraal beheer- en uitvoeringsplan Vastgoed’. Meer informatie:  www.rps.nl. of neem contact op met Johan Smit, senior adviseur Vastgoedbeheer, via 06 30 810 783, of per mail (johan.smit@rps.nl).