O-Prognose steun bij complexe onderhoudsuitdagingen bij het UMC Utrecht

Het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMC Utrecht) is één van de grootste publieke zorginstellingen van Nederland met ruim 11.000 medewerkers en ca. 550.000 m2 BVO. Het UMC Utrecht bestaat o.a. uit het Academisch Ziekenhuis Utrecht, het Wilhelmina Kinderziekenhuis, de Faculteit Geneeskunde van de Universiteit Utrecht en het Nationaal Calamiteitenhospitaal. Daarnaast maken het Centraal Militair Hospitaal, Stichting Huisvesting Personeel, het Prinses Máxima Centrum voor Kinderoncologie en 3 parkeergarages onderdeel uit van de onderhoudsportefeuille van het Facilitair Bedrijf van het UMC Utrecht. Na een korte wandeling door een doolhof van gangenstelsels, passeren we o.a. het Nationaal Calamiteitenhospitaal.

Aan het woord is Tom Kleemans, Onderhoudsadviseur bij het UMC Utrecht. “Het UMC Utrecht heeft als enige ziekenhuis in Nederland een Calamiteitenhospitaal met ca. 200 bedden met een totaal BVO incl. installaties van circa 15.000 m2. Deze is in dagelijks beheer van Defensie en wordt o.a. ingezet bij grote rampen, calamiteiten of bij militaire missies.”

“De beste zorg voor nu en in de toekomst”, zo luidt de slogan van het UMC Utrecht. Hierbij staat de 24-uurs zorg voor de patiënt uiteraard op de eerste plaats. Met ruim 1000 bedden en duizenden medewerkers verdeeld over diverse gebouwen is het meerjarig onderhoud en dagelijks onderhoud een constante uitdaging waarbij vooral “in het groot” moet worden gedacht. Het onderhoud van het UMC Utrecht is ondergebracht bij 4 technische clusters (Veilige Werkomgeving, Gebouwbeheer & Inrichting, Energievoorziening en Medische Technologie en Klinische Fysica) binnen het Directoraat Facilitair Bedrijf.
Kleemans: “Binnen het UMC ben ik o.a. verantwoordelijk voor de MJOP, jaarplannen Groot Onderhoud, bewaking van de voortgang van diverse projecten en het beheer van O-Prognose. De verschillende technische clusters kunnen allemaal O-Prognose raadplegen om zaken op te zoeken. Voor het daadwerkelijk invoeren, wijzigen en goedkeuren van de data ben ik samen met onze onderhoudspartner Wegkamp Vastgoedbeheer verantwoordelijk.”
Wegkamp heeft vorig jaar een 0-meting uitgevoerd van diverse gebouwen binnen het UMC Utrecht. Hierbij zijn alle onderdelen volgens de NEN 2767 methodiek in
O-Prognose ondergebracht. Op basis van deze inspecties zijn recentelijk een nieuw MJOP en het Jaarplan Groot Onderhoud 2016 opgesteld en zijn hiervoor de prioriteiten vastgesteld.

“Gezien de huidige bezuinigingen, die binnen de zorg doorgevoerd moeten worden, is er voor het goed budgetteren van het Groot Onderhoud ieder jaar weer een intensieve onderhandeling nodig met de financiële afdeling en de Raad van Bestuur. Hierbij moet constant worden afgewogen wat de hoogste prioriteit heeft en wat eventueel doorgeschoven kan worden naar een volgende periode. In O-Prognose zijn alle onderhoudskosten en de bijbehorende cashstromen direct inzichtelijk. Dit helpt ons enorm om prioriteiten goed te kunnen stellen en om vooruit te kijken naar de toekomst. Hierdoor kan de discussie tijdig gestart worden en kunnen we samen naar de juiste oplossingen zoeken.”
Kleemans vervolgt: “We gebruiken O-Prognose nu sinds 2008 naar grote tevredenheid. Het systeem is destijds door Wegkamp geïntroduceerd en geïmplementeerd. Destijds waren vooral het gebruiksgemak, de overzichtelijkheid en de functionaliteit van het systeem doorslaggevende factoren.
O-Prognose wordt vooral gebruikt voor de reeds geplande onderhoudsactiviteiten en voor het budgetbeheer. Calamiteiten en storingen zijn ondergebracht in ons facilitaire systeem Ultimo. Er zijn momenteel ruim 100.000 onderhoudsactiviteiten in meer dan 100 bouwlagen opgenomen in O-Prognose. Dankzij handige filters en rapporten kunnen we onze plannen eenvoudig inzien en waar nodig bijstellen. De gebruikersinterface werkt intuïtief en het systeem is eenvoudig uit te breiden met talloze velden.”

Kleemans vervolgt: “Tegenwoordig wordt er steeds meer gebruik gemaakt van prestatiecontracten. Samen met bouwbedrijven worden concrete afspraken gemaakt over het gewenste resultaat. Bij andere branches wordt dit al langer toegepast maar binnen de zorg is dit een nieuw fenomeen. Voordeel is dat andere bedrijven zo “gedwongen” worden om ook met O-Prognose te werken waardoor we samen nog slimmer, efficiënter en beter ons vastgoed kunnen beheren en onderhouden.”

tom kleemans

Kleemans heeft nog een duidelijke wens voor de toekomst. “Als UMC Utrecht zouden we graag nog meer willen sturen op risico gestuurd onderhoud. Hierbij zou het ideaal zijn om vanuit een Matrix model te kunnen werken waarbij eenvoudig gedifferentieerd zou kunnen worden tussen de verschillende gebruiksfuncties. Hierdoor kunnen prioriteiten nog eenvoudiger afgestemd worden op de verschillende functies. Daarbij is het wenselijk om ook de omgevingsfactoren mee te nemen. Een deur van een operatiekamer dient immers aan andere eisen te voldoen dan een kantoordeur voor een medewerker. We kunnen dan sturen op risico’s waarbij o.a. de volgende vragen gesteld kunnen worden: Wat is de gevolgschade? Gaat het geld kosten? Is het zichtbaar? Tast het ons imago aan? Aangezien O-Prognose constant uitgebreid en verbeterd wordt, zal ook deze functionaliteit hopelijk in de toekomst beschikbaar zijn.”